"Họp hành" hiệu quả hay giảm năng suất?

Họp hành là chuyện định kỳ ở nhiều công ty, riêng tôi không thích việc họp lắm trừ những lúc phải triển khai những việc quan trọng. Thời gian còn làm trưởng khoa ở trường Nhân Lực Quốc Tế, ngoài việc sáng thứ hai hàng tuần mất cả một buổi để giao ban, còn nhiều cuộc họp đột xuất trong tuần làm nghẽn lại những việc đang làm. Không biết có bao nhiêu người trong số các bạn có quan niệm giống như tôi về việc "họp hành" định kỳ:

• Các cuộc họp thường dễ bị lái sang những việc ngoài lề.
• Hội họp thường đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo mà hầu hết chúng ta không có thời gian để thực hiện.
• Có quá nhiều chương trình nhồi nhét trong cuộc họp đến nỗi không ai thực sự biết rõ về mục tiêu của cuộc họp.
• Trong các cuộc họp thỉnh thoảng xuất hiện một  hoặc vài người tỏ ra ngớ ngẩn làm mất thời gian của mọi người bằng những lời phát biểu vô nghĩa.
• Họp hành thường có khả năng sinh sôi. Cuộc họp này sẽ dẫn đến một cuộc họp khác, rồi cuộc họp nữa, cứ  như thế...

Thông thường, để chuẩn bị cho việc họp tất cả mọi người tham gia đều phải dành một khoảng thời gian để chuẩn bị. Nếu không thế, có thể mọi người cũng dừng việc ít nhất 15 phút để chuẩn bị cho việc đi họp. Khi nghĩ về việc này, bạn mới thấy cái giá thật sự của việc họp hành. Giả sử bạn sắp lên lịch một cuộc họp kéo dài 1 giờ và mời 10 người tham dự. Đó thực ra là cuộc họp mất 10 giờ đồng hồ, chứ không phải một giờ. Bởi vì bạn đang đánh đổi 10 giờ năng suất làm việc để lấy 1 giờ họp hành. Nhưng thời gian thực sự tiêu tốn đến 15 giờ đồng hồ, bởi vì còn phải tính thời gian hao hụt khi mọi người chuyển tâm trí mình từ việc này sang việc khác: ngừng công việc đang làm, đến phòng họp, rồi quay trở về với công việc dang dở trước đó và tập trung trở lại với công việc. Như vậy, việc đánh đổi 10 hoặc 15 giờ năng suất làm việc để lấy một giờ họp hành có xứng đáng không?

Nếu bạn thấy chắn chắn cần phải tổ chức cuộc họp, thì hãy cố gắng làm cho cuộc họp thật hiệu quả, chứ không phải "họp" là "hành" bằng cách tuân thủ những qui luật đơn giản:

• Hãy đặt đồng hồ báo giờ kết thúc cuộc họp
• Càng mời ít người tham dự càng tốt
• Luôn có chương trình làm việc rõ ràng
• Hãy bắt đầu với một vấn đề cụ thể
• Họp ngày nơi mà vấn đề nảy sinh thay vì trong phòng họp. Hãy nhắm vào việc thật và đề nghị những thay đổi thật.
• Kết thúc cuộc họp với giải pháp và giao nhiệm vụ cho một người cụ thể để triển khai giải pháp đó.

Nhiều bạn hỏi tôi rằng: nếu không họp sao tất cả mọi người có thể thống nhất và cùng thực hiện mục tiêu của công ty? Điều này đúng. Thật ra tôi vẫn họp thường xuyên với nhân viên, thậm chí với từng nhân viên bằng vài dòng chat trên yahoo, skype hay facebook. Nếu cần trao đổi với nhiều nhân viên cùng lúc thì cũng mời tham gia "group chat",  như vậy người được mời vắng không tham gia trực tuyến cũng có thể đọc lại nội dung họp chính xác nhất sau đó (tôi tin chắc nó chính xác hơn cả biên bản họp). Có thời gian tôi điều hành một công ty gồm 3 chi nhánh ở 3 địa phương khác nhau, tôi vẫn họp đều đăn với các văn phòng chi nhánh hàng ngày để giải quyết các tình huống qua báo cáo công việc cuối ngày cũng bằng cách "chat". 

Đa phần nhân viên thấy nhàm chán với việc cầm sổ vào phòng họp. Nhưng không nhân viên nào cảm thấy chán khi chat với "sếp" trên internet. Thêm vấn đề nữa, khi tương tác bằng hội họp trực tiếp đôi khi nhân viên không "phát biểu" thoải mái như khi dùng "chat". Khi dùng "chat" tôi đang được đối thoại với nhân viên thật sự, nhưng khi tổ chức họp trực tiếp với phòng họp bố trí vai vế rõ ràng, người điều hành họp là người phải nói nhiều nhất, nhiều nhân viên ngại phát biểu khi họp, và tôi khó hình dung bạn đó đang nghĩ gì?

Không hiểu sao hôm nay tôi có hứng thú viết về đề tài này. Có thể có nhiều bạn có quan niệm khác với tôi. Vậy thì hãy cùng chia sẻ quan điểm các bạn nhé!