Những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch kinh doanh hoặc kế hoạch công việc

Sống, làm việc, học tập, kinh doanh đều cần phải có kế hoạch. Thế nhưng, bạn định nghĩa thế nào là kế hoạch? Đó phải chăng là sự phán đoán, ước lượng về những việc sắp tới và hoạch định những việc cần thực hiện? Vậy nên chăng thay từ "kế hoạch" bằng "phán đoán": phán đoán kinh doanh, phán đoán tài chính, phán đoán chiến lược ...

Bạn luôn cần có khả năng ứng biến và nắm bắt khi cơ hội đến. Nên đôi khi bạn cần phải nói: "Chúng ta nên đi theo hướng mới vì điều đó phù hợp với tình hình hiện tại.". Hãy bỏ bớt phán đoán. Hãy quyết định những gì bạn sẽ làm trong 1 tuần, chứ không phải 1 năm. Hãy tìm ra những điều quan trọng nhất tiếp theo và thực thực hiện. Hãy ra quyết định trước khi bạn làm một điều gì đó, chứ đừng ra quyết định quá sớm.

Chúng ta thường ước lượng mọi việc lạc quan và thời hạn hoàn thành công việc càng lâu thì khả năng dự đoán sai lệch càng lớn. Vậy giải pháp cho vấn đề này là gì? Hãy chia việc lớn thành những việc nhỏ hơn. Việc càng nhỏ càng để ước lượng. Có thể bạn vẫn sẽ ước lượng sai, nhưng sự sai lệch sẽ giảm nhiều so với việc ước lượng cả một dự án lớn. Nếu việc đó tiêu tốn gấp đôi khoảng thời gian mà bạn dự đoán thì tốt hơn là bạn nên chia nhỏ nó ra. Thay vì dự án 12 tuần, hãy chia nó ra thành 12 dự án 1 tuần. Thay vì ước đoán những công việc tốn đến 30 tiếng hoặc hơn, hãy chia nhỏ thành những công việc thực tế tốn từ 6 đến 10 tiếng rồi hạy tiến hành từng bước một.

                                            

Khi liệt kê các công việc cần làm cũng có nhiều điều cần lưu ý:

- Đừng liệt kê công việc như một sớ táo quân. Chắc chắn bạn không bao giờ hoàn thành hết các công việc này vì các công việc chưa làm đè nặng lên bạn và cho bạn cảm giác tội lỗi vì làm việc không hiệu quả,

- Hãy chia ra thành nhiều nhóm công việc. Mỗi nhóm dưới 10 công việc và hoàn thành từng nhóm công việc một. Bạn sẽ thấy rất thoải mái khi hoàn thành xong một nhóm công việc và sẵn sàng "tấn công" vào nhóm công việc kế tiếp.

- Luôn ưu tiên các việc quan trọng, gấp để thực hiện trước. Nhưng chú ý không nên đánh dấu vào những việc quan trọng hay đánh số thứ tự ưu tiên. Vì bạn dễ xao nhãng những việc còn lại.

Điều quan trọng là ra quyết định tiến triển vì khi bạn chần chừ chưa ra quyết định, các vấn đề sẽ chồng chất lên nhau. Thông thường, các vấn đề chồng chất như vậy sẽ bị phớt lờ, giải quyết hấp tấp hoặc bị xếp sang một bện. Kết quả là từng vấn đề riêng lẻ sẽ không được giải quyết. Luôn đặt câu hỏi chúng ta có thể làm gì ngay lúc này để có được kết quả tối ưu? và tìm câu trả lời để luôn quyết định tiến về phía trước chứ đừng chờ đợi một giải pháp hoàn hảo. Bạn có thể có thêm nhiều rắc rối khi chần chừ, chờ đợi một giải pháp hoàn hảo. Hãy lưu ý rằng bạn không cần phải sống với một lựa chọn suốt cả cuộc đời. Nếu bạn phạm sai lầm, bạn vẫn có thể sửa chữa sau đó. Việc bạn lên bao nhiêu kế hoạch không quan trọng vì dù sao bạn vẫn sẽ có một số sai lầm. Đừng làm cho mọi việc tệ hại hơn bằng cách phân tích quá chi tiết và trì hoãn trước khi thực sự bắt đầu. Các dự án dài hạn thường làm kiệt quệ tinh thần. Càng tốn thời gian để lên kế hoạch, khả năng thực hiện sẽ càng giảm. Hãy quyết định bắt tay làm ngay khi bạn có đủ đà và động lực.

Nguyễn Trúc Chi