Xây dựng lộ trình đi đến thành công

Ngay từ nhỏ chúng ta đã có nhiều ước mơ, lớn lên có những ước mơ đơn sơ thời còn thơ giờ ta lại thấy buồn cười vì mình đã đạt được một cách tự nhiên, có những ước mơ giờ chúng ta lại thấy viễn vong như mơ trở thành công chúa, hoàng tử, cô tiên,…

Hiện tại, chúng ta lại tiếp tục với những ước mơ mới của mình, người thì mơ sẽ trở nên giàu có, người mơ sẽ trở thành người thành đạt, người mơ trở thành ông chủ lớn, người mơ trở thành diễn giả… Hãy suy nghĩ kỹ về ước mơ của mình thật rõ ràng và vạch lộ trình để đi đến đích. Hãy lập cho mình một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóa dự định đó. Các bạn đang cần kỹ năng lập kế hoạch.

Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc mình làm trên đường thực hiện dự án của mình. Vậy thì kế hoạch là gì? Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình.

Hãy cùng mình dùng phương pháp 5W, 1H đế phân tích lộ trình đi đến  mục tiêu nhé các bạn!

• Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc Why? (Tại sao?): Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là: Tại sao tôi phải làm công việc này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi? Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?
  Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là trả lời chắc chắn cho các câu hỏi tại sao? “why” . Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
• Xác định nội dung công việc What? (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì? Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó. Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước.
• Xác định 3W (where, when, who) 

1. Where? (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau: Công việc đó thực hiện tại đâu? Giao hàng tại địa điểm nào? Kiểm tra tại bộ phận nào? Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v…
2. When? (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào?  khi nào thì giao? khi nào kết thúc?…Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc. Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
3. Who? (ai?) bao gồm các khía cạnh sau: Ai làm việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ trợ? Ai chịu trách nhiệm?…

• Xác định cách thức thực hiện (How?) (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung: Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)? Tiêu chuẩn là gì? Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

Khi đã xây dựng được lộ trình và cách thức thực hiện rồi, hãy tiếp tục xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra 2C

• Xác định phương pháp kiểm soát (Control) Cách thức kiểm soát (CONTROL) sẽ liên quan đến: Công việc đó có đặc tính gì? Làm thế nào để đo lường đặc tính đó? Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào? Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
•  Xác định phương pháp kiểm tra (Check) Phương pháp kiểm tra (CHECK) liên quan đến các nội dung sau: Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra? (Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.) Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?) Ai tiến hành kiểm tra? Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? (Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu).  Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót.

Cuối cùng, bạn cần xác định rõ 5 nguồn lực để thực hiện công việc (5M)

• Man: con người
• Money: tiền bạc
• Material: vật liệu
• Machine: Máy móc
• Method: Phương pháp và qui trình thực hiện

Khi đã có kế hoạch rồi thì nhanh chóng thực hiện ngay. Có những lúc bạn gặp trở ngại khi đi đến mục tiêu, hãy chọn cách vượt qua hay chọn đường vòng để đi. Nếu đã biết đích đến là đâu, nhất định bạn sẽ đi đến đích. Vì vậy hãy bắt tay xây dựng ngay cho mình lộ trình đi đến thành  công nhé các bạn.

BẠN VÀ TÔI, CHÚNG TA NHẤT ĐỊNH SẼ THÀNH  CÔNG!